SharePoint und OneDrive dienen als sicheren Ort zum Speichern, Strukturieren, Freigeben sowie zum Zugreifen auf Daten von allen Geräten. Die technische Grundlage für SharePoint und OneDrive ist dieselbe, beiden liegt SharePoint zugrunde. Der Hauptunterschied ist, dass SharePoint für die Zusammenarbeit im Team spezialisiert wurde. OneDrive hingegen als persönlicher Speicherplatz für Mitarbeiter eines Unternehmens entwickelt wurde.
Sicheres Teilen von Daten
Das Teilen einer Datei/eines Ordners erfolgt in SharePoint und in OneDrive auf die gleiche Art und Weise.
Das Weiterleiten einer kopierten URL von der Adressleiste des Browsers genügt nicht.
Einschränkungen zum Teilen bei bestimmten Sites in SharePoint kann durch den Site Administrator erfolgen.
- Office Portal öffnen und mit dem Arbeitskonto anmelden.
- OneDrive oder SharePoint öffnen:
3. Zum Zielelement navigieren und auf das Teilen Symbol klicken:
4. Anschließend wir ein kleines Fenster geöffnet. Hier kann nun gewählt werden, welche Benutzer/Gruppen mit welchen Berechtigungen Zugriff auf den Ordner/die Datei hat (lesen oder bearbeiten). Der Link kann per E-Mail gesendet werden.
Teilen mit externen Gästen
Gelegentlich benötigen externe Partner, Lieferanten und dergleichen Zugriff auf Daten, die in SharePoint oder OneDrive abgespeichert sind. Wählt man in der oben dargestellten Abbildung „Personen“ hat man folgende Freigabeeinstellungen:
Wenn“Von Ihnen ausgewählte Personen“ gewählt wird, können Benutzer innerhalb wie auch außerhalb der Organisation ausgewählt werden.
Achtung: Die „Link teilen mit …“ Funktionen sind abhängig von der Konfiguration im Microsoft 365 Tenant. Es kann sein, dass hier zusätzliche Beschränkungen angewendet wurden, um das Teilen mit Externen zu verhindern.
In so einem Fall muss vorerst ein Gast Benutzer in der Active Directory erstellt werden. Dies geschieht üblicherweise vom Tenant Administrator. Erst danach ist es möglich, mit dem Gast Benutzer Daten zu teilen.
In unserem Screenshot ist das „Teilen mit jedem“ zum Beispiel nicht erlaubt. Das würde anonymen Zugriff für jeden mit dem Link erlauben!