E-Mail Signatur mit Office 365

Wie man in Outlook eine persönliche Mail Signatur anlegt
Eine gepflegte und übersichtliche Signatur am Ende einer E-Mail erleichtert dem Empfänger die eindeutige Identifizierung des Absenders und bietet die Möglichkeit einer telefonischen Kontaktaufnahme. Jedoch sind E-Mail Signaturen heutzutage nicht mehr nur für Namen und Telefonnummern gedacht. Signaturen ermöglichen Ihre Marke bekannt zu geben, Besucher auf Ihre Webseite zu leiten, Werbeaktionen zu führen und vieles mehr.

Hier lesen Sie, wie Sie die E-Mail Signatur erstellen, bearbeiten und sogar zentral verwalten können, um für alle Mitarbeiter eine synchrone Signatur zu schalten. Somit müssen die Mitarbeiter nicht mehr die Bannerwerbung oder andere Inhalte manuell ändern.

Signatur manuell erstellen

Outlook online

  1. Verwenden Sie einen Browser Ihrer Wahl, öffnen Sie Outlook.com und loggen Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Kennwort für Ihr Konto ein.
  2. Wählen Sie rechts oben das Zahnrad-Symbol aus, um die Einstellungen zu öffnen und klicken Sie nun auf Alle Outlook-Einstellungen anzeigen
  3. Navigieren Sie zu E-Mail > Verfassen und Antworten

    Geben Sie im Textfeld Ihre Signatur ein und ändern Sie deren Darstellung mithilfe der verfügbaren Formatierungsoptionen.
    Wählen Sie nun, ob Sie die Signatur nur bei neuen Nachrichten oder auch bei Antworten/Weiterleitungen hinzufügen möchten und drücken Sie auf Speichern.

Outlook am PC 

  1. Öffnen Sie die Outlook App und wählen Sie Neue E-Mail
  2. Navigieren Sie nun zu Einfügen > Signatur > Signaturen…

  3. Ein Fenster wird sich öffnen, in dem die Signatur erstellt und bearbeitet werden kann... hierbei stehen Ihnen alle Funktionen zur Verfügung, die Sie auch beim Verfassen einer normalen E-Mail verwenden können.

    Wählen Sie rechts oben Ihr E-Mail-Konto und wann die Signatur automatisch hinzugefügt werden soll (nur bei neuen Nachrichten oder auch bei Antworten/Weiterleitungen). Zum Speichern wählen Sie OK.

Auf beiden Plattformen können Sie  beim Senden einer E-Mail die Signatur auch manuell hinzufügen. Besonders praktisch ist diese Funktion dann, wenn Sie mehrere Signaturen haben und eine Ihrer Signaturen auswählen möchten.
Beim Verfassen einer E-Mail gehen Sie zu Einfügen > Signatur und wählen Sie Ihre E-Mail Signatur aus.


Zentrale Signaturverwaltung

Mit der zentralen Signaturverwaltung von Symprex und Signature365 können Sie allen Mitarbeitern schnell und zentral verwaltet eine offizielle Firmensignatur bereitstellen. Neben der einheitlichen Optik der firmenweiten Mailsignatur bietet diese Form der Signaturverwaltung weitere Vorteile:

  • Geschwindigkeit: Neue Mitarbeiter haben sofort persönliche Firmensignatur eingestellt, Änderungen im CD sind sofort an alle Mitarbeiter verteilt
  • Aktualität: Die Kontaktdaten werden aus dem zentralen Adressbuch aktualisiert - der Administrationsaufwand minimiert. Das E-Mailbanner wird zentral verwaltet und zum geplanten Zeitpunkt aktiviert bzw. deaktivert - so werden Weihnachtsgrüße auch wirklich nur zum passenden Zeitpunkt an die E-Mails angehängt und der Disclaimer entspricht allen rechtlichen Vorgaben
  • Geräteunabhängig: Auf Wunsch werden die Signaturen und Banner auch automatisch an alle Mails angehängt, die von mobilen Geräten verschickt wurden
  • Nachvollziehbarkeit: Die integrierte Tracking Funktionalität ermöglich die Erfolgs- und Reichweitenmessung von Banner Kampagnen in den ausgeschickten E-Mails. Ganz gleich, ob Sie für Ihren neuesten Blogbeitrag werben, eine Bannerkampagne durchführen oder Kundenfeedback einholen möchten, mit Signature 365 können Sie sie ganz einfach in jede von Ihnen versandte E-Mail integrieren.


Also offizieller Symprex Partner beraten wir Sie gerne und unterstützen bei der Einführung der zentralen Signaturverwaltung in Ihrem Unternehmen

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